communicatieplan

Vijf stappen voor het schrijven van een goed communicatieplan

Veel handhavingsorganisaties onderschatten de kracht van een goed communicatieplan als het gaat om verbetering van het ‘naleefgedrag’. Een goede interne en externe communicatie bepaalt in hoge mate het succes van de uitvoering van VTH) taken dus ook het succes van de organisatie. Vooral bij, grotere organisaties kan het  lastig zijn om de interne en / of externe communicatie efficiënt te laten verlopen. Een communicatieplan helpt om de werkprocessen in goede banen te leiden. In dit artikel bespreken we puntsgewijs de belangrijkste elementen van een effectief communicatieplan.

Wat is de doelgroep?

Voordat je van start gaat met de inhoudelijke zaken van het communicatieplan is het verstandig eerst duidelijk voor ogen te hebben wat de doelgroep is. Het vaststellen van je doelgroep helpt je bij het opstellen van een communicatieplan. Concrete punten waar je aan moet denken bij deze eerst stap zijn: is mijn doelgroep binnen of buiten de organisatie? Kan ik jargon gebruiken dat gebruikelijk is in de betreffende branche(s), op wie richt de communicatie zich, bijvoorbeeld meer op de bedrijfstop of op de verantwoordelijke medewerkers en vooral: wat vindt de doelgroep belangrijk!

Wat is het doel van het communicatieplan?

De volgende stap is jezelf afvragen wat je wilt bereiken met het plan. Je kunt dit het beste zo kort mogelijk verwoorden. Overtuig uw doelgroep van de voordelen voor hem of haar. Maak het SMART. Zodat voor een ieder duidelijk is wat er moet gebeuren en dat aan het eind duidelijk isof het doel bereikt is of niet.

Probleemanalyse

Wanneer het doel van je communicatieplan helemaal duidelijk is, is de volgende stap de problemen te analyseren en aan te duiden. Welke verbeterpunten zijn er binnen de organisatie of doelgroep?  Houdt het kort en doe aanvullende informatie in bijlagen. Zijn de verbeterpunten op te lossen en zijn deze dan op te lossen met communicatie?

Stel de belangrijkste communicatiemiddelen vast

Ga na welk communicatiemiddel de doelgroep het meest gebruikt. Het is dan makkelijker om via dit medium je doelgroep in te lichten over het communicatieplan en de voortgang hiervan. Gebruik niet te veel communicatiemiddelen, hooguit twee. Teveel gebruik van verschillende media zorgt eerder voor chaos dan  overzicht.

Maak een goede planning

Geef voor iedere communicatie-activiteit een planning aan. Meestal geef je hierin aan welke boodschap voor welke periode gepland staat. Omdat je het doel van je plan vaak stapsgewijs wordt bereikt, moet je iedere stap ook uitdenken en inplannen. Door een goede planning aan te houden, is de voortgang van het communicatieplan ook makkelijker te meten.

Succes!