Het creëren van draagvlak binnen een organisatie

Veel managers lopen er tegenaan: het creëren van draagvlak voor verandering. Uit onderzoek blijkt dat 70% van de verandertrajecten mislukt. Dit heeft het vaak te maken met het probleem dat medewerkers binnen de organisatie (nog) weerstand koesteren tegen de betreffende verandering. Hierdoor kan de beoogde verandering stagneren of zelfs mislukken. De weerstand lijkt het daarmee te winnen van het draagvlak voor een verandering.

In dit artikel bespreken we hoe je als manager zorgt voor voldoende draagvlak bij werknemers binnen een organisatie om een verandering te doen slagen. Hoe pak je zoiets aan en wat heb je daarvoor nodig?

Wat betekent draagvlak creëren?

Draagvlak creëren, betekent dat je goedkeuring en ondersteuning verwerft en krijgt van werknemers voor beslissingen die je als manager binnen een bepaald tijdsbestek gaat nemen. Het is wel zo prettig als dit zonder al teveel weerstand gebeurt.
Tip: door werknemers goed te informeren en voor te bereiden op de beslissingen die je wilt nemen, kun je al ontzettend veel bereiken.
Veel werknemers houden niet van het woord ‘veranderen‘. Waarom is een veranderingsproces of het nemen van cruciale beslissingen noodzakelijk? Is het inslaan van een andere richting met je organisatie daadwerkelijk zo belangrijk?

Waarom is verandering nodig?

Als een veranderingsproces binnen een organisatie niet nodig is, hoeft er natuurlijk ook geen draagvlak te worden gecreëerd. Vandaag de dag ontkomt echter vrijwel geen enkele organisatie aan een veranderproces. Ontwikkelingen in de wetgeving, de ict of de techniek volgen elkaar in rap tempo op en vragen vaak om aanpassen van de organisatie. Door nieuwe of verbeterde werkwijzen door te voeren, kan de kwaliteit van de dienstverlening of productie worden verbeterd. Verandering, en dus ook het creëren van draagvlak, is dus van belang voor bijvoorbeeld:

•  Implementatie van een nieuw computersysteem of ICT-infrastructuur binnen de organisatie;
•  Organisatorische veranderingen;
•  Nieuw beleid of wijziging van de regelgeving;
•  Reductie van de kosten;
•  Het oplossen van (diverse) problemen.

Dat betekent tegelijkertijd dat er een veranderproces op gang moet komen. Door dit proces goed voor te bereiden en in goede banen te leiden, is het creëren van draagvlak binnen een organisatie zeker mogelijk. De inzet van zogenaamde acceptatiestrategieën helpt hierbij.

Verschillende acceptatiestrategieën voor draagvlak creatie

Er zijn verschillende acceptatiestrategieën die je kunt inzetten om draagvlak te creëren voor een veranderingsproces. Het doel hiervan is om meer acceptatie te verkrijgen voor een toekomstige verandering. Je kunt deze strategieën inzetten om te werken aan acceptatie voor een verandering. Hieronder meer over de belangrijkste acceptatiestrategieën.

1. Werknemers tijdig informeren

Voor werknemers is het belangrijk dat ze tijdig worden geïnformeerd over de toekomstige veranderingen. Door dit vroeg genoeg te doen, geef je ze de tijd om aan het idee te wennen en zichzelf voor te bereiden op een eventuele verandering. Hoe langer je ermee wacht, hoe meer werknemers zich overvallen voelen door het nieuws.

Daarmee creëer je geen draagvlak, maar juist weerstand. Probeer de informatie niet over te brengen via een e-mailbericht, maar plan een groepsoverleg en deel je plannen met de werknemers. Ook gedurende het veranderingsproces is het belangrijk om werknemers op de hoogte te blijven houden. Bij onvoldoende informatie zullen werknemers zich namelijk bedrogen voelen en dat gaat ten koste van het vertrouwen wat zij in jou als werkgever hebben.

2. Laat werknemers actief deelnemen aan het veranderingsproces

Door werknemers te laten participeren in een veranderingsproces, is de kans veel groter dat je draagvlak genereert, dan wanneer je alleen maar informatie verstrekt. Laat werknemers actief meedenken en geef ze ruimte om met eigen ideeën te komen.
Plan bijvoorbeeld eens een brainstormsessie. Niet alleen voelen mensen zich gehoord omdat ze betrokken worden bij het nemen van belangrijke beslissen, maar tegelijkertijd versterk je de vaardigheden en kwaliteiten van werknemers. Daarmee wordt jouw idee opgepakt door de gehele organisatie en kom je tot een succesvol plan. Steek daarom de koppen bij elkaar!

Let wel op dat deze brainstorm sessies goed begeleid worden en geen averechts effect op de motivatie gaat hebben.

3. Begrijp de weerstand

Weerstand tegen veranderen kan uit vele verschillende hoeken komen. Mensen kunnen bang zijn voor hun baan, vrezen dat de normen en waarden in het bedrijf veranderen, ze niet meer genoeg tijd voor hun klanten hebben of ze kunnen simpelweg niet lekker in hun vel zitten of de verandering niet snappen. Het kan bijvoorbeeld goed zijn dat mensen de urgentie van de verandering niet doorhebben omdat zij hier ver weg van staan in hun dagelijks werk. Het begrijpen van de weerstand kan je helpen deze om te buigen..

4. Werknemers overtuigen

Wanneer je je werknemers echt begrijpt, kun je ze zeer waarschijnlijk overtuigen dat een verandering noodzakelijk is in plaats van een verandering afdwingen. Door werknemers te overtuigen, doe je een beroep op het gezonde verstand van mensen. Je beargumenteert met voordelen waarom een verandering belangrijk is en dat je de inzet en motivatie van werknemers nodig hebt om deze verandering te realiseren.
Probeer bij deze strategie zoveel mogelijk in oplossingen te denken. Wellicht dat werknemers eventuele problemen kunnen aanwijzen in de verandering die je voor ogen hebt. Deze kun je daardoor snel oplossen.

5. Onderhandel met je medewerkers

Door te onderhandelen met je medewerkers, kun je wellicht tot een compromis komen. Daar hebben zowel jij als manager als je werknemers profijt bij. Probeer daarom zoveel mogelijk de voor- en nadelen tegen elkaar af te wegen en maak op grond daarvan een verstandige beslissing. Besef je dat je nooit iedereen mee krijgt in je verandering. Bij sommige mensen zijn weerstanden binnen de context van het werk niet weg te nemen zonder individuele coaching. Blijf echter altijd netjes en geduldig, ook als dat soms heel lastig is.

6. Vraag feedback aan betrokkenen

Als manager blijf je ook gewoon een mens en leer je vooral ook door feedback te vragen. Niet alleen het feedback van het personeel is belangrijk, ook andere betrokkenen kunnen je vaak waardevolle tips en adviezen geven. Denk hierbij aan de ondernemersraad of managers van andere afdelingen binnen een organisatie. Daarmee werk je tegelijkertijd aan een basis voor je plannen, zodat ze ook voor de rest van je organisatie niet zomaar uit de lucht komen vallen.

Zijn er ook voordelen van weerstand van werknemers?

Het is slim om de weerstand die je voelt bij werknemers optimaal te benutten. Zojuist hebben we de verschillende acceptatiestrategieën uitgelegd. Realiseer je echter dat elke verandering weerstand met zich meebrengt. Kijk er daarom ook niet van op als werknemers weerstand bieden. Mensen voelen zich nu eenmaal prettiger bij het oude en vertrouwde. Het gaat erom dat je de weerstand kunt ombuigen in iets positiefs.

Daarom is het belangrijk dat je de voordelen van een verandering goed uitlegt. Benadruk hierbij de positieve consequenties voor de werknemers die werkzaam zijn binnen de organisatie of een bepaalde afdeling. Verder is het ook een kwestie van ervaring. Niet iedereen weet weerstand optimaal te benutten. Je zult niet de eerste manager zijn die in een valkuil trapt, waardoor een plan uiteindelijk toch niet slaagt.

Valkuilen bij draagvlak creëren

Bij een veranderingsproces komen altijd valkuilen om de hoek kijken die je maar beter kunt vermijden.

1. Te snel – De grootste valkuil is misschien wel dat je als manager te snel veranderingen wilt doorvoeren en dat je daardoor werknemers te weinig tijd en informatie geeft om aan de nieuwe situatie te wennen.
2. Te late en te weinig informatie – Werknemers vinden het ook niet prettig als ze overvallen worden met het nieuws of wanneer ze onvolledig geïnformeerd worden. Zorg er dus voor dat het nieuws niet rauw op hun dak valt, maar af en toe al met suggesties komt hoe bepaalde zaken beter kunnen. Werknemers weten dan dat je al met bepaalde gedachten speelt, zonder dat je hiermee een rigoureuze beslissing neemt.
3. Geen business case – het duidelijk communiceren waarom de verandering belangrijk is, is cruciaal voor het creëren van draagvlak tijdens verandertrajecten.
4. Geen ruimte voor emotie – er zijn talloze voorbeelden van verandertrajecten waar alleen naar de nummertjes gekeken werd. Kijk eens verder naar de mensen achter de organisatie en begrijp wat er in ze omgaat.
5. Geen leiderschap – bij grote veranderingen is het erg belangrijk dat er een sterke sponsor is van de veranderingen die de leiding neemt wanneer het lastig wordt. Deze persoon moet een sterke communicator zijn om de veranderingen helpen door te voeren.

Door effectief intern te communiceren, zorg je voor meer begrip bij werknemers binnen een organisatie. Hoe kun je de interne communicatie nu verbeteren en wat is daarvoor nodig?
Lees ook Interne communicatie verbeteren: hoe moet dat?

Heb je voldoende draagvlak? Tijd voor de implementatie!

Pas als er voldoende draagvlak is voor je plannen, kun je ze ook daadwerkelijk gaan uitvoeren. Stel jezelf de vraag welke partijen of werknemers je in een organisatie over de streep wilt trekken om tot een succesvol veranderingsproces te komen.
Als dit je lukt, kun je daadwerkelijk met de implementatie gaan beginnen, aangezien je voldoende draagvlak hebt gecreëerd voor de plannen en beslissingen die je wilt gaan nemen. Het is namelijk een stuk gemakkelijker veranderingen en plannen uit te voeren wanneer je het grootste gedeelte van je eigen organisatie achter je hebt staan!

Stel een sterk team samen, en denk na over welke personen binnen je organisatie veel invloed uitoefenen op zijn of haar collega’s. Deze personen kunnen je helpen om dit traject succesvol af te sluiten.