Projectmanagement of procesmanagement: hoe bereik ik mijn doel?
Wanneer men eenmaal een doel voor ogen heeft zijn er verschillende wegen mogelijk naar de realisatie van dat doel. Wat de meest effectieve benadering is, is afhankelijk van de omstandigheden en de mate waarin, vanuit de eigen positie, invloed kan worden uitgeoefend. Bij de realisatie naar het doel spelen twee begrippen een voorname rol: projectmanagement en procesmanagement.
Wat houden beide termen precies in? En wat zijn de criteria?
Projectmanagement
Doel, resultaat en pad ernaartoe zijn ondubbelzinnig vastgelegd. De projectmanager heeft de bevoegdheid en de middelen om de deelnemers aan het project aan te spreken op het niet nakomen van afspraken. Als een afspraak niet wordt nagekomen, kunnen sancties worden opgelegd. Er is een projectplan met een planning in de tijd die door de projectmanager, in overleg met zijn opdrachtgever, kan worden aangepast.
Procesmanagement
Het beoogde doel is bekend. Er zijn vaak ook ambities voor het tijdspad en er zijn ideeën over hoe het doel kan worden bereikt. Vaak mist een ondubbelzinnig plan waarin de taken en bevoegdheden van de deelnemers aan het proces zijn vastgelegd. Ook missen vaak de sanctiemogelijkheden of schroomt men ervoor die toe te passen.
Procesmanagement wordt onder andere toegepast bij:
- Innovatietrajecten
- Verkrijgen van draagvlak voor een belangrijk besluit in complexe situaties
- Langlopende trajecten met wisselende omgevingsvariabelen
- Onderhandelingssituaties, overname van bedrijven
- Gemeenschappelijke doelen en verschillende belangenprocessen binnen een organisatie
Keuze criteria voor Projectmanagement of Procesmanagement
Simpel gezegd komt het er op neer dat Projectmanagement kan worden toegepast als aan alle criteria daarvoor is voldaan. De criteria die doorgaans worden gehanteerd zijn:
- T= Tijd(spad, planning)
- G= Geld (financiële dekking, beschikbare budget)
- K= Kwaliteit (inhoudelijke beschrijving doelen en resultaten)
- I= Informatie (is alle benodigde kennis en informatie beschikbaar)
- O= Organisatie (is aan de organisatorische randvoorwaarden voldaan, is duidelijk wie welke verantwoordelijkheden draagt)
- C = Communicatie (is het plan aan alle betrokkenen bekend)
Een project heeft een start- en einddatum en binnen die tijd wordt een vooraf bepaald doel bereikt. En dat gebeurt op een gecontroleerde manier, dus met de beoogde kwaliteit en binnen budget. Een project is doorgaans éénmalig en houdt op wanneer het doel is bereikt (en er worden ook wel andere definities gebruikt).
Leo Bisschop