De nadelen van uitbesteding

Stel dat je jouw ‘flexibele schil’ niet alleen wilt inrichten door het inlenen van personeel maar ook door uitbesteding, welke nadelen kleven hier dan aan en hoe ga je daar mee om? Deze blog geeft antwoord.

Flexibele schil

Vaak wil je de benodigde capaciteit gewoon in huis regelen. De voordelen daarvan zijn duidelijk; het is een duurzame oplossing omdat je kunt investeren in medewerkers die een poosje blijven, de interne werkwijzen zijn bekend en specifieke kennis en kwaliteiten van collega’s zijn na verloop van tijd voor iedereen duidelijk.

Maar er zijn nu eenmaal variaties in de benodigde capaciteit en we willen (tegenwoordig) geen overbezetting. Hier komt de flexibele schil in beeld en die heeft de vorm van inleen van capaciteit, uitbesteding van werk of een combinatie van beide. 

Vergelijking inleen versus uitbesteding 

Laten we inzoomen op de nadelen van uitbesteding en hoe we hiermee om kunnen gaan. In onderstaand schema zijn de voor- en nadelen van beide vormen weergegeven.

	Activiteit/verantwoordelijkheid	Inleen	Uitbesteding
1	Benodigde voorbereidingstijd en risico’s bij omschrijving werkopdracht of uitvraag	+	–
2	Vaststellen benodigd budget	+	–
3	Doorlopen inkoopprocedure voor openbare aanbesteding/ selectieprocedure	0	0
4	Opdrachtverstrekking	0	0
5	Belasting eigen organisatie (werkplek, aansturing, ‘invliegers’, kwaliteitsbewaking).	–	+
6	Verantwoordelijk voor kwaliteit	–	+
7	Verantwoordelijkheid voor tijdigheid	–	+
8	Opleverzekerheid	–	+

De nadelen van uitbesteding

De nadelen van uitbesteding zitten vooral in de aanloop daarnaar toe. De ervaring leert dat de voorbereiding van een uitvraag veel tijd vergt en veel risico’s met zich mee kan brengen. Waar een inleen medewerker wordt geworven op basis van een veelal bestaand profiel, moet voor uitbesteding worden nagedacht over wat er precies verwacht wordt van de externe partij. Enkele vragen die beantwoord moeten worden zijn bijvoorbeeld: 

• Hoe ziet de taakverdeling tussen opdrachtgever en de externe partij er precies uit? Wie doet wat en wie is precies verantwoordelijk voor welk deel van het werk?
• Hoe ziet de informatie uitwisseling er uit? Krijgt de externe partij toegang tot het eigen zaaksysteem of laten we twee  verschillende informatiesystemen met elkaar te praten?
• Hoe beoordelen we de kwaliteit van het opgeleverde werk en op basis van welke criteria mogen we het werk ‘afkeuren’?
• Wat doen we bij onverwachte ontwikkelingen in een uitbesteed dossier?
• Hoe zorgen we ervoor dat onredelijk meerwerk zich voordoet?

Het vaststellen van het benodigde budget voor de uitbesteding kan gezien worden als een nadeel. De kosten zijn immers pas bekend nádat de offertes zijn beoordeeld en eventueel besproken met de aanbiedende partij. De kosten kunnen sterk variëren, bijvoorbeeld door het seizoen waarin de uitvraag plaatsvindt. 

Tips over hoe om te gaan met de nadelen van uitbesteding

1. Beschouw uitbesteding niet als iets dat je even tussendoor doet. Uitbesteding van werkzaamheden (van uitvraag tot en met de opleverfase) is een vak apart. Maar je kunt het wel leren en het verdient zich terug.
2. Ga niet pas uitbesteden als blijkt dat de eigen productie lager uitvalt dan gepland (haastige spoed…).
3. Kies voor jaarlijks terugkerend repetitief werk (laat je niet tegenhouden door de gedachte dat je daar al mensen voor in huis hebt. Die kunnen vast wat anders doen).
4. Organiseer een workshop en speel daarin een rollenspel waarin het hele uitbestedingsproces wordt gesimuleerd en maak het elkaar daarin lastig. Dit is een effectieve manier om ‘weeffouten’ uit de uitvraag te halen.
5. Begin het eerste jaar met een kleine werkvoorraad om ervaring op te doen met de wijze waarop je hebt aanbesteed en gebruik de lessons learned voor de volgende aanbesteding (bij voorkeur) van hetzelfde werk. Zo beperk je de risico’s en leer je het snelst.
6. Maak een shortlist van externe partijen die ervaring hebben en bewezen hebben met weinig meerwerk te werken.
7. Vraag referenties en trek die dan ook na.

Leo Bisschop