Als manager bent u voortdurend bezig met bedrijfsprocessen en het verbeteren hiervan. U zorgt dat de mensen die deelnemen aan interne of externe processen over de juiste kennis beschikken en van toegevoegde waarde zijn voor uw bedrijf. Doordat zowel de interne als externe processen van groot belang zijn voor het goed functioneren van een organisatie, is het verstandig om de bedrijfsprocessen doorlopend te optimaliseren waar mogelijk. In dit artikel leggen we uit hoe u dit het beste kunt aanpakken en wat de mogelijke resultaten hiervan zijn.
Primaire en secundaire processen
Het is aan te raden eerst een duidelijk overzicht te maken van de primaire en secundaire bedrijfsprocessen binnen de organisatie. Primaire processen betreffen alle processen waarbij de klant of eindgebruiker bij betrokken is.
Het secundaire bedrijfsproces zijn alle andere processen die niet direct te maken hebben met klanten. Voorbeelden hiervan zijn processen binnen bepaalde afdelingen zoals de marketingafdeling, financiële administratie en directie.
Stel processen aan elkaar gelijk
Het primaire en secundaire bedrijfsproces verschillen dus van elkaar en het kan soms lastig zijn deze van elkaar te onderscheiden. Een goede tip die wij adviseren is om beide bedrijfsprocessen als gelijkwaardig te beschouwen. Dit is mogelijk door binnen het secundaire bedrijfsproces ook een fictieve klant te ontdekken, ook al gaat het hier om werkzaamheden binnen het bedrijf (en komt er dus geen klant aan te pas).
Een voorbeeld hiervan is wanneer de afdeling administratie werk opknapt voor een andere afdeling en deze tevens wordt beschouwd als klant. De afdeling administratie levert in dit geval een dienst aan deze andere afdeling. Het gaat hier dus niet echt om een fysieke verkoop als bedrijf aan de klant, maar meer om onderlinge diensten binnen een bedrijf. Het inzien hiervan kan een hoop werk schelen en zorgt ervoor dat alle bedrijfsprocessen meer met elkaar zijn te vergelijken.
Hoe optimaliseer je bedrijfsprocessen?
Bij het verbeteren van bedrijfsprocessen is het cruciaal om te weten wat er verbeterd moet worden. U kunt er voor kiezen om een heel proces onder de loep te nemen, maar wanneer er maar een paar zaken echt geoptimaliseerd hoeven te worden zal dit niet effectief zijn.
Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de samenwerking tussen de afdeling marketing en productie niet goed verloopt. In plaats van het gehele proces aan te pakken, is het efficiënter om direct naar de oorzaak van het probleem te kijken. Ga dus probleemoplossend te werk en analyseer eerst waar het proces stroef loopt.
Bisschop + Partners geeft advies over organisatieverandering en het optimaliseren van werkprocessen.
Zorg altijd dat er een duidelijke structuur is in de aanpak om uiteindelijk deze zaken te verbeteren. Het kan een hoop schelen om zelf of een projectmanager aanwezig te laten zijn op de werkvloer. Dit zorgt ervoor dat het uiteindelijke plan ook op de juiste manier kan worden uitgevoerd. Zorg bovendien voor een duidelijke communicatie tussen management en de mensen op de werkvloer. De uitvoering en optimalisatie van de plannen zal op die manier het meest efficiënt verlopen.
Mogelijke resultaten na optimalisatie van bedrijfsprocessen
Hier komen we weer terug bij de doelen die gesteld zijn. Het bereiken van deze doelen op het gebied van bedrijfsprocessen kan enorme resultaten met zich mee brengen zoals een hogere winstgevendheid, een betere relatie met de klant of simpelweg een verbeterde werksfeer. Het verbetertraject zal echter ook kosten met zich mee brengen (meer werkuren die nodig zijn of het inwerken van nieuwe/bestaande werknemers).
Na het verbetertraject kan de focus weer gelegd worden op het werk zelf. Dit scheelt meestal een hoop verspilde tijd. Ook de betrokkenheid van het management groeit doordat zij een kijkje in de keuken hebben gekregen bij de uitvoering van bedrijfsprocessen.
Wil je advies of meer informatie over het optimaliseren van bedrijfsprocessen? Neem dan contact met ons op.
Leo Bisschop