Door Caspar Bitter, directeur Bisschop + Partners
Soms zit de lastigste keuze in een vergunningprocedure niet in de wet, maar in de vraag hoeveel aandacht een dossier op dat moment echt vraagt. In mijn vorige blog schreef ik over werkdruk en prioritering. Deze blog gaat over de stap daarna: hoe geef je jezelf als vergunningverlener de ruimte om per procedure een passende keuze te maken?
In de praktijk komt vaak alles tegelijk: een initiatiefnemer die wacht op duidelijkheid, een termijn die dreigt te worden overschreden en een ander dossier dat óók aandacht vraagt. Juist dan helpt het als keuzes niet bij één medewerker blijven liggen, maar samen worden besproken en gedragen.
Deze blog maakt deel uit van een reeks naar aanleiding van het door Bisschop + Partners mogelijk gemaakte handboek milieuvergunningverlening ‘Tussen Wet en Werkelijkheid’. Vanuit Bisschop + Partners willen we nieuwe én ervaren vergunningverleners helpen om snel hun draai te vinden in dit prachtige vak: niet alleen door kennis te delen, maar juist ook door aandacht te geven aan houding, samenwerking en persoonlijke effectiviteit.
Niet ieder dossier vraagt dezelfde aanpak
Want niet iedere aanvraag vraagt dezelfde diepgang. Een eenvoudige wijziging met beperkte risico’s vraagt iets anders dan een complexe aanvraag waarin meerdere milieuthema’s, adviseurs en belangen samenkomen. Die gedachte sluit aan bij ‘Tussen Wet en Werkelijkheid’, waarin we dieper ingaan op de projectmatige aanpak, heldere afspraken, werkdruk en prioritering.
Lees ook: Omgaan met werkdruk en prioritering bij vergunningverlening
De neiging om ieder dossier even uitgebreid te behandelen is begrijpelijk. Niemand wil iets over het hoofd zien. Toch vraagt zorgvuldigheid ook om richting: waar is extra diepgang nodig en waar is een praktische, goed onderbouwde aanpak voldoende?
Bij Bisschop + Partners werken vergunningverleners die dagelijks zulke afwegingen maken. Soms kan een wijziging snel en zorgvuldig worden afgehandeld. Soms vraagt een dossier juist meer overleg, omdat de gevolgen voor de omgeving groter zijn. Dan gaat het gesprek niet alleen over snelheid, maar vooral over waarde: wat is de plek waar onze tijd het verschil maakt?
Een voorbeeld uit de praktijk
Ik heb daar dagelijks mee te maken bij onze vergunningverleners. Zij werken voor meerdere opdrachtgevers tegelijk. Bij lopende vergunningprocedures spelen wettelijke termijnen een belangrijke rol, terwijl bij actualisaties vaak geen harde wettelijke termijn geldt, maar wel afspraken, planning en inhoudelijke verwachtingen. De reflex kan dan zijn om vooral de wettelijke termijnen voorrang te geven. In een overleg bleek echter dat daardoor achterstand ontstond bij de actualisaties. Samen hebben we toen besloten extra medewerkers in te zetten op de lopende procedures en tegelijk de bezetting op de actualisaties in stand te houden.
Zo bleef er ruimte om de actualisaties zorgvuldig te onderzoeken, inclusief een bezoek op locatie, terwijl de vergunningprocedures compact en zorgvuldig konden worden afgehandeld. Niet ieder dossier kreeg dezelfde hoeveelheid tijd, maar ieder dossier kreeg wel de aandacht die op dat moment passend en verdedigbaar was. Voor mij zit precies daar het vakmanschap: niet automatisch meer doen, maar samen per dossier bepalen waar verdieping nodig is, waar voortgang verantwoord is en waarom die keuze uitlegbaar is.
Kwaliteit is meer dan grondigheid
Wanneer je een project uitvoert, kun je nooit een goede kwaliteit, een hoge snelheid en een lage prijs tegelijkertijd realiseren. Kwaliteit betekent dus niet dat je overal maximaal de diepte in gaat. Het betekent wel dat een besluit zorgvuldig tot stand komt, uitlegbaar is en standhoudt wanneer het kritisch wordt bekeken. Wat daarvoor nodig is, verschilt per procedure.
Tijd is een schaars goed
Tijd is daarbij een schaars goed. Als uren overal gelijk worden verdeeld, blijft er te weinig ruimte over voor dossiers waar extra aandacht nodig is. Bewust kiezen zorgt ervoor dat je niet harder hoeft te lopen, maar beter te bepalen wat op dat moment het belangrijkst is.
Daarom is het waardevol om vragen expliciet te maken: waar zit het grootste risico, waar speelt bestuurlijke of maatschappelijke gevoeligheid en waar kan een sobere route volstaan? Zo wordt kiezen geen individuele last, maar een professionele afweging.
Het gesprek over verwachtingen
Ook verwachtingen verdienen aandacht. Als de druk oploopt, is het beter om vroeg te bespreken wat realistisch is: met medewerkers, collega’s, opdrachtgevers of een leidinggevende. Dat gesprek geeft vergunningverleners rugdekking en voorkomt dat verwachtingen pas aan het einde gaan wringen.
Vakmanschap zit in de afweging
Vakmanschap zit wat mij betreft dan ook niet alleen in het uitwerken van ieder detail, maar juist in het herkennen van wat een procedure nodig heeft. Soms betekent dat vertragen om iets goed uit te zoeken. Soms betekent het voortgang organiseren, omdat de risico’s beheersbaar zijn. In beide gevallen moet duidelijk zijn waarom die keuze passend is.
Tot slot: doe de juiste dingen goed
Dat is misschien wel de kern van werken tussen wet en werkelijkheid: regels zorgvuldig toepassen, maar tegelijk oog houden voor de mensen, de omgeving en de beschikbare tijd. Goede vergunningverlening gaat niet over alles maximaal doen. Het gaat over de juiste dingen goed doen, op het juiste moment, met keuzes die je kunt uitleggen én dragen.
Goede keuzes maak je bovendien zelden alleen. Daarvoor moet je weten wie je nodig hebt, waar je informatie vindt en hoe het werk binnen de organisatie is georganiseerd. Daarover gaat de volgende blog in deze reeks.
Ben je nieuwsgierig geworden naar het boek?
Bestel ‘Tussen Wet en Werkelijkheid – Handboek voor milieuvergunningverlening’ via www.permiso.nl/boek.
Dit unieke naslagwerk is mogelijk gemaakt door een samenwerking tussen Bisschop + Partners, Permiso expertisecentrum vergunningen en een team van professionals uit het vakgebied: Kristel Stassen-Flinzner, Marijke Koek, Jola van Dijk en Caspar Bitter.