Thuiswerken en kantoordagen in de vergunningverlening

Zo vullen beide manieren van werken elkaar aan

Door Caspar Bitter, directeur Bisschop + Partners

Een nieuwe vergunningverlener begint aan de eerste kantoordag met een lijst vragen over een aanvraag. Het dossier staat klaar, het zaaksysteem werkt, maar de collega die de zaak eerder behandelde, werkt vandaag thuis. Op de afdeling zijn de meeste werkplekken leeg, en wie er wel is, zit in een overleg. Aansluiting zoeken blijkt lastiger dan gedacht als bijna iedereen thuis werkt.

Thuiswerken is in de vergunningverlening gewoon geworden, en dat heeft voordelen. Voor wie net begint, betekent het wel dat de collega’s van wie je het meest leert vaak op afstand zitten. Wanneer zie je elkaar dan? Welke afspraken gelden er? En wie maakt die afspraken?

Deze blog maakt deel uit van een reeks naar aanleiding van het door Bisschop + Partners mogelijk gemaakte handboek milieuvergunningverlening ‘Tussen Wet en Werkelijkheid’. Vanuit Bisschop + Partners willen we nieuwe én ervaren vergunningverleners helpen om snel hun draai te vinden in dit prachtige vak: niet alleen door kennis te delen, maar juist ook door aandacht te geven aan houding, samenwerking en persoonlijke effectiviteit.

Het gaat zelden om de werkplek, maar om de afspraken

Lange tijd was kantoor vanzelfsprekend de plek waar je werkte. Met ‘het nieuwe werken’ kwam daar verandering in. Sinds de coronatijd is thuiswerken in de meeste vergunningverlenende organisaties niet meer weg te denken. Inmiddels vragen werkgevers hun medewerkers weer vaker om vaste dagen op kantoor te komen werken. Dat doen zij vooral om de samenwerking te versterken, de onderlinge binding te vergroten en nieuwe collega’s goed in te werken. De vraag is daardoor niet meer óf je thuis werkt, maar hoe je dat samen afspreekt.

Binnen Omgevingsdiensten en adviesbureaus worden vaak afspraken gemaakt over de werkplek. Dat kan op kantoor zijn, thuis of op locaties in binnen- en buitenland. Binnen Bisschop + Partners laten we dit grotendeels aan de medewerkers zelf, om onderling afspraken over te maken. Uiteraard rekening houdend met veiligheid. We merken dat nieuwe medewerkers veel waarde hechten aan persoonlijk contact en interactie. Daarom gaan we hierover met hen in gesprek. Daarbij houden we ook rekening met de wensen van collega’s die al langer bij ons werken en gewend zijn aan vrijheid in de keuze van hun werkplek.

Waar het eigenlijk om gaat, zijn dus de afspraken: wanneer je bereikbaar bent, wanneer je elkaar ziet en wat je samen doet als je wél op dezelfde plek bent. Waar die afspraken helder zijn, vullen thuis en kantoor elkaar goed aan.

In ‘Tussen Wet en Werkelijkheid’ beschrijven we wat ‘het nieuwe werken’ in de praktijk betekent. Je bent niet gebonden aan tijd of plaats, behalve op de dagen waarvoor is afgesproken dat je op kantoor bent. Welke dagen dat zijn, verschilt per organisatie. Daarom is het belangrijk om te weten welke afspraken voor jou gelden.

Weet welke afspraken voor jou gelden

Bij Bisschop + Partners hangt dat af van de afspraken die we met een opdrachtgever maken. Grofweg zijn er twee situaties. Werkt een vergunningverlener via een detachering bij een opdrachtgever, dan gelden de regels van die opdrachtgever. Besteedt een opdrachtgever specifieke dossiers aan ons uit, dan werkt een vergunningverlener volgens onze eigen afspraken over kantoordagen.

In de praktijk betekent dit dat veel vergunningverleners bijvoorbeeld op woensdag op kantoor zijn. Dan spreken ze met een senior en andere collega’s. Er worden tosti’s gebakken en soms geven we een college. Ook maken we afspraken over andere momenten waarop collega’s samen werken. Dat kan op kantoor zijn, maar ook via Teams of telefonisch.

Dat verschil bepaalt bij welk team je op kantoor zit, met wie je een dossier afstemt en waar je met een vraag terechtkunt. Bij de indiensttreding wordt een buddy toegewezen aan de nieuw startende collega. Met deze persoon worden afspraken afgestemd. De buddy kent de interne werkafspraken en daardoor kan de nieuwe collega zich snel aanpassen.

Hoe haal je het meeste uit je kantoordag?

Op kantoor kun je even binnenlopen bij een collega die al eens een vergelijkbare aanvraag behandelde, meelezen met een lastig dossier of samen een afweging maken. Thuis lukt het vaak beter om geconcentreerd een besluit te schrijven of een advies door te nemen. De waarde van je dag zit dus niet in de werkplek, maar in wat je waar doet.

Wie net begint, leert bovendien veel van wat er terloops gebeurt: een vraag die een collega hardop stelt, een overleg waar je bij aanschuift, een korte uitleg tussendoor. Dat gebeurt thuis meestal minder vanzelf.

Maak goede afspraken over je bereikbaarheid

Thuiswerken werkt het best als collega’s weten wanneer en hoe je bereikbaar bent. Maak daarom afspraken over de manier waarop je elkaar snel bereikt, bijvoorbeeld via chat, een telefoontje of een videogesprek. Geef het ook aan als je een ochtend ongestoord wilt doorwerken. Een vraag hoeft dan niet te wachten tot de volgende kantoordag.

Wie thuis werkt, mist soms wat er op kantoor is besproken. Een korte terugkoppeling na een overleg, of een vast moment waarop het team elkaar spreekt, voorkomt dat informatie bij een paar mensen blijft hangen.

Vraag ook naar de afspraken over werktijden

Werkafspraken gaan niet alleen over kantoordagen, maar ook over werktijden. Wanneer beginnen en stoppen collega’s? En wanneer ben je bereikbaar?

Bij detachering maak je deel uit van het team van de opdrachtgever. Dan gelden ook de werktijden van die organisatie. Vraag daarom in je eerste week wanneer het team elkaar ziet, wie je kunt bellen als een termijn onder druk staat en hoe snel collega’s een reactie verwachten.

Binnen Bisschop + Partners wordt met name op output gestuurd. En de werktijden zijn daardoor flexibel. Wel krijgt de buddy de opdracht om werktijden af te stemmen met de nieuwe medewerker. Zo blijft overleg altijd mogelijk.

Ook bij ons stond een nieuwe medewerker eens voor een gesloten kantoordeur. Een collega was die dag extra vroeg begonnen, terwijl anderen meestal later starten. Juist als je net begint, is dat een vervelende start van je dag. Via de bedrijfsapp was het probleem snel opgelost. Daarna hebben we afgesproken dat er altijd iemand aanwezig is om nieuwe collega’s binnen te laten. Zo begint goede afstemming soms heel praktisch: zorgen dat niemand voor een dichte deur komt te staan.

Ik zie dat veel medewerkers hun werktijden en werkplek goed zelf kunnen organiseren. Die vrijheid wil ik graag behouden. Wel vind ik het belangrijk dat dit altijd in overleg gebeurt, zodat iedereen weet wanneer collega’s aanwezig of afwezig zijn.

Tot slot: goede afspraken maken beide werkplekken waardevol

Thuis of op kantoor werken, beide werkplekken hebben hun waarde. Ze komen het meest tot hun recht als de afspraken helder zijn: wanneer je elkaar ziet, hoe je bereikbaar bent en welke regels gelden bij welke opdrachtgever. Een goede werkgever zorgt dat die afspraken er zijn en dat nieuwe medewerkers ze kennen. Dan kan wie net begonnen is ook snel aansluiting vinden.

Thuiswerken is dan geen eiland, maar een plek waar je met aandacht aan je dossier werkt. En dan is kantoor meer dan een plek waar je je werk doet: het is de plek waar je elkaar verder helpt.