Je weg vinden in een vergunningverlenende organisatie

Waarom vragen stellen het snelste werkt

Door Caspar Bitter, directeur Bisschop + Partners

Als je in een organisatie nieuw begint als vergunningverlener, merk je vaak al snel dat de eerste weken niet alleen over vergunningen gaan. Natuurlijk moet je de inhoud kennen. Maar minstens zo belangrijk is de vraag hoe het werk in de organisatie loopt. Hoe werkt het zaaksysteem? Wie heb je nodig als een advies uitblijft? Waar vind je de juiste informatie? En hoe komt een aanvraag uiteindelijk op jouw naam terecht?

Dat klinkt misschien praktisch en klein, maar het bepaalt in hoge mate hoe snel je je werk goed kunt doen. Elke organisatie heeft eigen systemen, routes, afspraken en gewoontes. Zolang je die nog niet kent, kost iedere stap in een dossier meer energie dan nodig. Niet omdat je het vak niet beheerst, maar omdat je nog niet weet waar je moet zijn.

Deze blog maakt deel uit van een reeks naar aanleiding van het door Bisschop + Partners mogelijk gemaakte handboek milieuvergunningverlening ‘Tussen Wet en Werkelijkheid’. Vanuit Bisschop + Partners willen we nieuwe én ervaren vergunningverleners helpen om snel hun draai te vinden in dit prachtige vak: niet alleen door kennis te delen, maar juist ook door aandacht te geven aan houding, samenwerking en persoonlijke effectiviteit.

Je weg vinden begint met ruimte om te leren

Bij Bisschop + Partners geven we nieuwe medewerkers bewust de ruimte om hun weg in een organisatie te vinden voordat zij volledig zelfstandig dossiers behandelen. Dat geldt niet alleen voor junioren. Ook een ervaren vergunningverlener moet ontdekken hoe een organisatie werkt, welke afspraken er gelden en bij wie je waarvoor terechtkunt. Vakinhoudelijke ervaring helpt, maar vervangt het leren kennen van de organisatie niet.

In mijn vorige blogs schreef ik over werkdruk, prioriteren en het maken van goede keuzes. Daarbij kwam steeds hetzelfde terug: overzicht ontstaat niet vanzelf. Je moet weten wat belangrijk is, waar het werk begint en met wie je verder komt. In deze blog sluit ik daarop aan. Want goede keuzes maak je zelden alleen. Daarvoor moet je weten wie je nodig hebt, waar je informatie vindt en hoe het werk binnen de organisatie is georganiseerd. En daar kom je meestal niet achter door alleen rond te kijken, maar vooral door te vragen.

Het probleem is zelden dat je te weinig weet

Wie ergens nieuw begint, denkt vaak dat de grootste leercurve in de inhoud zit: regelgeving, toetsingskaders, lokale beleidsregels en het schrijven van een goede motivering. Dat is ook belangrijk. Toch ontstaat de meeste vertraging in de eerste weken vaak ergens anders. Een vraag die een ervaren collega in twee minuten beantwoordt, kan een nieuwe medewerker een halve ochtend zoeken kosten. Dat hoort erbij, maar het wegwijs worden in een organisatie gaat sneller, als je leert hoe de organisatie werkt en wie je daarbij kan helpen.

Begrijp de organisatie achter je dossier

Begin daarom niet alleen bij je eigen dossiers, maar ook bij de organisatie eromheen. Zoek het organogram op. Kijk waar vergunningverlening staat en welke onderdelen daarbij horen, zoals toezicht, handhaving, juridische zaken, administratie en inhoudelijke specialisten. Als je begrijpt waar jouw werk zich bevindt in het grotere geheel, worden losse namen, functies en routes logischer.

Kijk daarbij verder dan de formele structuur. Een organogram laat zien hoe een organisatie is ingericht, maar niet altijd hoe het werk in de praktijk loopt. Vraag daarom ook welke overleggen belangrijk zijn, wie dossiers verdeelt, waar besluiten worden voorbereid en welke collega’s je bij specifieke onderwerpen kunt benaderen.

Volg één aanvraag van binnenkomst tot behandeling

Het helpt om één aanvraag vanaf het begin te volgen. Een aanvraag wordt digitaal ingediend, geregistreerd in het zaaksysteem en voorzien van een zaaknummer. Daarna komt de zaak via een werkverdeler of coördinator bij een behandelaar terecht. Dat proces lijkt vanzelfsprekend, maar verschilt per organisatie. Soms liggen loket en inhoudelijke behandeling dicht bij elkaar, soms zijn gemeente en omgevingsdienst ieder verantwoordelijk voor een deel.

Door dat pad één keer helemaal te volgen, van binnenkomst tot behandeling en uiteindelijk tot besluitvorming en archivering, zie je waar overdrachtsmomenten zitten. Je ontdekt welke systemen belangrijk zijn, welke rol iemand heeft en waar informatie onderweg kan blijven liggen of zelfs verdwijnen. Dat maakt het makkelijker om later zelf gericht te kunnen handelen.

Weet wie je nodig hebt

Er zijn een paar mensen die je in je eerste weken sneller vooruithelpen dan welk document ook. De eerste is de key-user van het zaaksysteem: in bijna elke organisatie zijn er één of meer collega’s die alle hoeken van het systeem kennen en als vaste vraagbaak fungeren. De tweede is de werkverdeler of coördinator, degene die de zaken toebedeelt en dus weet hoe het werk bij jou terechtkomt. De derde is de frontofficemedewerker, bij het loket waar de aanvragen binnenkomen. Werk je bij een gemeente, dan heb je meestal met één frontoffice te maken. Werk je bij een omgevingsdienst, dan werk je voor meerdere gemeenten en dus vaak ook met meerdere frontofficemedewerkers.

Zoek de namen van dit soort cruciale mensen op voordat je ze nodig hebt, en niet pas op het moment dat een dossier stilligt. Bij Bisschop + Partners stimuleren we dat bewust tijdens de inwerkperiode. We koppelen iemand aan een maatje die zelf nog goed weet hoe het is om nieuw te zijn in het vakgebied of in onze organisatie, en we nodigen nieuwe collega’s expliciet uit om vragen te stellen: aan het maatje, aan mij en aan andere collega’s. Juist daardoor wordt vragen stellen iets normaals en praktisch, in plaats van iets waar je eerst een drempel over moet.

Blijf vragen stellen

Vragen stellen is geen teken dat je het werk niet aankunt. Het is juist een manier om sneller zelfstandig te worden. Als het maatje het antwoord niet weet, wordt de vraag verder gebracht. Zo leert de nieuwe medewerker niet alleen de inhoud, maar ook de organisatie kennen. Tegelijk groeit het maatje mee. Kennis blijft niet bij één persoon hangen, maar gaat rond in het team.

Wat mij opvalt, is dat niet altijd de meest ervaren medewerkers het snelst hun weg vinden. Vaak zijn het juist de mensen die durven te vragen, even meelopen, collega’s opzoeken en actief informatie verzamelen. Zij begrijpen sneller hoe het werk werkelijk loopt en kunnen daardoor inhoudelijk eerder goede stappen zetten.

De tijd die je aan het begin neemt, verdien je later terug

In de eerste weken kan het voelen alsof je kostbare tijd besteedt aan organogrammen, zaaknummers, werkafspraken en de vraag wie waarover gaat. Je wilt immers aan de slag met de inhoud. Toch verdien je die tijd later terug. Elk dossier loopt soepeler als je weet hoe het werk bij je terechtkomt, waar informatie staat en wie je nodig hebt om verder te komen.

Een goede werkgever geeft nieuwe medewerkers die ruimte. Niet door hen wekenlang aan de zijlijn te laten staan, maar door leren en werken bewust te combineren: uitleg krijgen, meekijken, zelf proberen en vragen bespreken. Zo groeit zelfstandigheid stap voor stap, zonder dat iemand alles eerst alleen hoeft uit te zoeken.

Goed vergunningwerk begint bij weten hoe het werk is georganiseerd

Je weg vinden in een organisatie gaat dan ook niet over afwachten tot alles vanzelf vertrouwd voelt. Het gaat over gericht uitzoeken hoe het werk loopt, contact leggen met de juiste mensen en vragen blijven stellen. Juist daarin zit voor mij de verbinding met de andere blogs in deze reeks: goede keuzes maak je beter als je weet hoe het werk, de mensen en de informatie om je heen zijn georganiseerd.

In ‘Tussen Wet en Werkelijkheid – Handboek voor milieuvergunningverlening’ gaan we verder in op de opbouw van een vergunningverlenende organisatie en op wat je in je eerste periode kunt tegenkomen. Want goed vergunningwerk begint niet bij de inhoudelijke beoordeling van een aanvraag, maar juist ook bij begrijpen hoe die aanvraag bij jou terechtkomt en wat je nodig hebt om deze aanvraag zorgvuldig te behandelen.

Vervolg van deze reeks

Deze blog is onderdeel van de reeks bij ‘Tussen Wet en Werkelijkheid’. Eerder ging het over werkdruk, prioriteren en keuzes maken. Dit deel gaat over de organisatie waarin dat werk gebeurt. In een volgende blog werk ik verder uit hoe je je weg vindt in systemen, intranet, werkafspraken en de manier waarop kantoor- en thuiswerken elkaar aanvullen. Overzicht houden wordt makkelijker als je niet alleen je dossier kent, maar ook de organisatie eromheen.

Lees meer:

Omgaan met werkdruk en prioritering bij vergunningverlening

Tussen kwaliteit, snelheid en tijd: ruimte geven aan goede keuzes